Correccion de Errores

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables. 

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Office .

Hacer clic en el botón Opciones de Excel.

En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona la categoría Revisión.

Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Veamos las más importantes.

Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos más abajo.

Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.

A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Los Libros y las Hojas de Calculo

Introducción

Tú  sabes  que  un libro  se  conforma por  un  conjunto  de hojas  en  cuyo interior  está  el contenido  que  te interesa  revisar;  este  mismo  concepto es  tomado  por  la  informática  para  dar nombre   a  los  archivos  que  se  realizan dentro de la hoja de cálculo. En esta  lógica, a  los archivos de Excel se  les  conoce  con  el   nombre  de  Libros,  ya que  éstos  al  igual  que  un  libro  normal están integrados por hojas en cuyo interior -como ya lo has  observado­- se encuentra la información definida a partir de datos  alfanuméricos y numéricos.

Libros y Hojas

Al ingresar a Excel automáticamente se genera el Libro 1 el cua l tiene predefinidas tres hojas, como se muestra la figura de arriba. En apartados anteriores ya hablamos de  la  forma en que debes  cambiar el nombre del  libro.  Ahora  es  importante  que  conozcas  cómo  manipular  las  hojas  para  que tengas un mayor control  acerca de la información que manejas en  cada una de ellas. Para  esto  cuentas  con  el  Menú Contextual  así  como  teclas o rutas  cortas  que  te  ayudarán  a realizar  los  procesos  que indicaremos a continuación. Iniciemos  entonces  con  el Menú Contextual, para ello observa las indicaciones  en  la  siguiente figura: Los  procesos  que  se  generan son: Como  te  lo  indicamos anteriormente algunos de estos procesos  también se pueden realizar  a  partir  de  la  pulsación  de  una  secuencia  de  teclas.  Para  que  los  tengas presentes lee la información que se encuentra en la siguiente tabla:

formatos de celda excel 2007 basico

Siempre hay que verse bien...

Para cualquier presentacion de un trabajo lo unico que cuenta no solo es la informacion...siempre se busca calidad mas no cantidad cuenta la presentacion de los trabajos para obtener un mejor resultado de esta.

A continuacion arriba presentaremos un ejemplo de lo que me refiero.

¿Necesitas Facilitar tu Trabajo?

Introducción	Seguramente al estar en tu recámara has observado que requieres de cambios para hacerla más agradable y sobre todo a tu gusto; lo anterior requiere en ocasiones modificar la disposición del orden de tus muebles, pintarla, desechar aquello que ya no te sirve, mantenerla aún más limpia y finalmente decorarla como tú quieres, realizando cambios en la decoración de la misma, tantas veces como tú lo establezcas. Un proceso similar se puede llevar a cabo dentro de la hoja de cálculo al hacerse necesaria e indispensable la actualización constante de los datos, cuyo resultado será una información confiable. Para realizar esta tarea se emplean diferentes procesos que son controlados por el menú Edición cuya definición se refiere a los cambios que podrás hacer al contenido de la celda u hoja de cálculo a través de diversas herramientas propias de este menú entre las cuales se encuentran: copiar, cortar, borrar, mover, deshacer, rehacer, eliminar, combinar, insertar, rellenar, reemplazar, etc.
Acceder a Opciones para Editar	. La figura de la derecha muestra ciertos aspectos relacionados con su manejo. Como puedes observar estas opciones se pueden habilitar: Desde el menú. A partir de la pulsación de la tecla Ctrl seguida de la letra que identifica el proceso. Activando el menú contextual.
Menú Contextual
	¿Cómo activar el MENÚ CONTEXTUAL?
	Teclado		Ratón
	Ubica el apuntador dentro de la celda y pulsa la tecla shift Presiona las teclas de navegación en la dirección donde se establecerá la selección del rango.		a) Coloca el puntero en la celda dónde desees inicie la selección. b) Presiona el botón izquierdo y sin soltar arrastra a la dirección donde se establecerá el rango.
Cortar, Copiar y Pegar	Copiar, Pegar y Cortar son tres de las herramientas básicas contenidas en el menú Edición. Observa en la siguiente figura la definición de cada una: Cuando hablamos de selección nos referimos también a filas, columnas e inclusive hojas, ya que los procesos de "Edición" anteriormente citados también son aplicables a éstos. Observa a continuación como realizarías los procesos de Copiar y Pegar usando el menú contextual. Otra de las alternativas de Pegar es el Pegado especial. En este caso se aplica cuando tienes datos numéricos almacenados en la celda y quieres realizar una fórmula con la referencia correspondiente. Lo anterior no implicaría ningún problema de no ser porque en ocasiones requieres usar la misma información en otro rango o en otra hoja, y al aplicar el proceso que conoces de "Copiar-Pegar" te das cuentas que el rango que originalmente contenía datos tiene mensajes de error o presenta ceros en la fila que contiene las fórmulas. Para evitar estos contratiempos te proponemos utilices la ventana Pegado especial ya que mediante ella podrás tener un control más riguroso sobre los datos y así tener la seguridad de que no habrá errores en el momento que apliques los procesos de Edición. Por ejemplo, imagina que tienes un rango el cual necesitas copiar a otra hoja, como lo muestra la siguiente figura: Entonces... El dicho "bonito y a la primera" muchas de las veces no es aplicable cuando estás realizando algún proceso dentro de la hoja de cálculo ya que debes ir probando y observando si la celda a la que haces referencia o la fórmula ingresada son correctas. Ante esta circunstancia debes proceder a Borrar lo que no es correcto y éste es otro de los procesos contenidos dentro del menú Edición, el cual te permitirá quitar total o parcialmente el contenido de la celda, fila o columna que desde luego hayas seleccionado. Para realizarlo observa la secuencia que se encuentra detallada dentro de la siguiente figura: Sin duda, esto te parecerá una forma larga de realizar el proceso, pero te garantiza borrar lo que requieras. Existen otras formas más directas para que lo realices, una de ellas es pulsando la tecla retroceso o backspace. Si utilizas esta forma obtendrás algo similar a lo que se encuentra en las siguientes figuras: Quizá en este momento te surja una duda que tenga que ver con la respuesta a la siguiente pregunta: ¿cuál es la diferencia entre utilizar las opciones del menú y pulsar la tecla Backspace? La respuesta es muy sencilla: si utilizas las opciones del menú se borra completamente la celda o el rango seleccionado. En cambio, como pudiste observar al pulsar la tecla retroceso queda la referencia a esas celdas debido a que allí se había empleado una fórmula. Otra alternativa se aplica al activar el menú contextual y seleccionar la opción que señala el cursor en la siguiente figura, desde luego después de seleccionar el rango a borrar. Mover es un concepto que se aplica tanto a la selección realizada a una celda como a hojas completas. Esta opción también forma parte del menú Edición y define dos procesos completamente diferentes. Observa en la figura de la izquierda donde se encuentran. En cuanto a cortar se debe proceder de manera similar a copiar; es decir, primero seleccionar el rango y luego activar la opción Cortar o bien pulsar las teclas Ctrl+X. Otra forma de mover el contenido es por medio del apuntador, ¿cómo?, primero has una selección de lo que deseas mover y colocando el puntero del ratón en la parte superior de la selección arrastra hacia donde desees moverla manteniendo presionado el botón izquierdo, como lo muestra la siguiente figura: Entre las alternativas con que cuentas para mover una hoja puedes elegir la opción Mover o copiar hoja del menú Edición o bien activando dentro de la pestaña de la hoja el menú contextual y seleccionando esta misma opción, como lo señala la flecha en la figura: Una vez seleccionada la opción indicada aparecerá una pequeña ventana desde la cual podrás manejar este proceso, tal como se señala en la secuencia que se muestra a continuación:
Deshacer y Rehacer	Pero qué sucede cuando por un descuido cambias o eliminas contenidos y exclamas ¡ay, me equivoque!, ante tal situación no tienes porque volver a capturar ni repetir todo tu trabajo ya que cuentas con dos acciones que te evitarán dolores innecesarios de cabeza, nos referimos a Deshacer y Rehacer que forman parte también del menú Edición y que son de las opciones más solicitadas ya que te permiten reparar algunos errores. Si abres un libro nuevo y activas el menú Edición notarás que estas acciones no se encuentran activas y ello se debe a que aún no se han registrado procesos; pero, por ejemplo, si borras un rango entonces se reconocerá esta acción. Existen botones en la barra de herramientas que controlan a estos procesos y te permiten observar las últimas acciones que se han aplicado. Observa las siguientes figuras:
Eliminar e Insertar	Eliminar es otro de los procesos que contiene el menú Edición y a diferencia de Borrar actúa ya sea desplazando hacia la izquierda o arriba el rango seleccionado, o bien, en toda la fila o columna. Para este proceso se utiliza la siguiente ventana: Los siguientes ejemplos te ayudarán a visualizar como funcionan las diferentes alternativas de la ventana: Este proceso también lo puedes aplicar activando el menú contextual, el cual incluso ofrece procesos no contenidos dentro del menú Edición, uno de ellos es Insertar. Por ser una acción que utilizarás con frecuencia hablaremos acerca de lo que realiza; por ejemplo, si seleccionas un rango o ubicas el apuntador en alguna de las celdas y activas el botón derecho del ratón aparecerá el menú contextual como se observa en la figura. Después de activar la opción Insertar se despliega una ventana que controla las acciones que podrás realizar y ¡claro!, es similar en cuanto a estructura a la de la opción Eliminar, sólo que actúa de manera diferente. Observa a continuación ejemplos de procesos en los que se emplean las alternativas de Insertar. Iniciaremos con una hoja a la que se irán aplicando distintas alternativas: Insertar también se aplica a hojas de cálculo, para ello necesitas estar dentro de la pestaña que identifica a la hoja y una vez ahí da clic con el botón derecho del ratón y selecciona en el Menú Contextual la opción Insertar. La siguiente figura te indica como hacerlo:
Rellenar y Combinar	Al revisar un calendario, seguramente te habrás percatado de que éste se divide en meses y que cada mes contiene los días de la semana identificado por un nombre. Dentro de Excel puedes usar un proceso mediante el cual, a partir de un dato inicial, podrás desplegar los nombres de los meses, los días, o bien, una lista de valores que podrán aumentar o disminuir según lo indiques. Lo anterior recibe el nombre de Rellenar; la siguiente figura ejemplifica los listados que puedes obtener: Rellenar es un proceso que también corresponde al menú Edición y tiene diversas opciones relacionadas con la orientación que tendrá la lista resultante. Una forma sencilla de realizarlo es por medio del ratón, observa el siguiente proceso: Para concluir, mencionaremos el proceso que se refiere a la unión de dos o más celdas llamado Combinar celdas, aunque no forma parte del menú Edición, nos referimos a él ya que te puede ayudar cuando haya un contenido que rebase el tamaño de la celda, o bien, cuando desees que un contenido quede en medio de varias celdas. Observa el ejemplo que se muestra en la figura de la derecha. Para utilizar esta opción debes seleccionar las celdas o el rango que desees unir y posteriormente pulsar sobre el ícono Combinar celdas que forma parte de las herramientas de formato. Observa la secuencia numerada que se indica en la siguiente figura.

Los Rangos en Excel

Para seleccionar un rango puedes utilizar el ratón o el teclado.

Trabajar con rangos en una hoja de cálculo, en alguna ocasión, te puede causar confusión por la referencia de las celdas donde éstos se encuentran. Para recordarlo con facilidad, Excel te permite asignar un nombre a cada rango ya que de esta manera te será más fácil identificar el lugar donde éstos se encuentran.

Tambien se puede utilizar la tecla ctrl para poder seleccionarlo

La utilidad que te presenta el uso de rangos se puede aplicar entre otras cosas a lo siguiente, por ejemplo:

1. Para no capturar celda por celda las referencias en una fórmula.
2. Mover de un lugar un grupo de celdas.
3. Aplicar un mismo formato a varias celdas.

Rango en Excel