Orale que locooo! como que se adapten a tus necesidades !!!

Como estás comprobando, Excel es una herramienta muy potente en la que además de crear hojas de cálculo te ofrece una variedad de plantillas predeterminadas tales como:

• Facturas
• Amortización de Préstamos
• Informes de gastos, y otros

Las plantillas las puedes adaptar de acuerdo a tus necesidades.

Para seleccionar alguno de estos formatos sigue la secuencia:

1. Menu Archivo > Nuevo
2. En Panel de Tareas selecciona En mi PC
3. En el Cuadro de Diálogo Plantillas selecciona Soluciones de Hojas de Cálculo

En la siguiente imagen se muestra esta secuencia de forma gráfica:

Aunque las plantillas ya están predefinidas, Excel te da la posibilidad de personalizarlas de acuerdo a tus necesidades. Para modificar una plantilla predefinida necesitarás desactivar la protección de la hoja.

Las plantillas en ocasiones estan protegidas para evitar que accidentalmente se modifiquen formulas o incluso el diseño, de cualquier manera el desactivar esa protección es muy sencillo, simplemente haz clic en la opción Desproteger hoja..., tal como se muestra en la imagen:

 

Una vez realizada esta acción, estaremos en posibilidad de ajustar y modificar la plantilla predefeinida de acuerdo a nuestras necesidades

No encuentro mi trabajo ¿Que hago?

Creo que a todos alguna vez nos a pasado que a la hora de terminar un trabajo.

 

Quizás la forma más sencilla de localizar un archivo sea a través de la sección llamada Documentos recientes. Como su nombre lo indica, esta sección muestra un listado de los últimos documentos que fueron modificados en Excel. Al igual que sucede con Excel otros programas de Microsoft Office muestran los últimos archivos abiertos en ese programa.
Puedes utilizar los vínculos de esta lista para tener acceso rápidamente a los archivos. Esta característica está activada de forma predeterminada pero puedes desactivarla, volverla a activar o ajustar el número de archivos que muestra.
Si cierras un archivo y, a continuación, lo mueves a otra ubicación, usando por ejemplo el Explorador de Windows, el vínculo a ese archivo dejará de funcionar.

Si esta característica se desactivó y después se volvió a activar, sólo aparecerán los archivos que abras y guardes después de activarla.

Tambien algunas de las recomendaciones que hay es que al momento de guardar el documento se guarde en alguna carpeta especial para los trabajos realizados:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Otras formas de localizar un libro de Excel

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Al hacer clic en el botón Abrir nos aparecerá un cuadro de dialogo similar al que se muestra en la siguiente imagen:

Como puedes observar, el cuadro de diálogo Abrir no es otra cosa que un Explorador de Windows a escala.
Si aprendes a sacarle provecho a esta ventana podrás localizar tu archivo sin ningún problema.
Para ello repasemos algunas de sus secciones y que en la imagen se encuentran identificadas con los números de 1 al 5.
1) En principio nos muestra la dirección de la carpeta actual. Sin embargo a través de ella también podemos navegar, e incluso escribir directamente una dirección de un sitio en nuestra PC al que queramos acceder.
2) Es un cuadro de búsqueda el cual con base a lo que capturemos como argumento, generará un listado de los elementos encontrados dentro de la carpeta que se encuentra seleccionada y de sus subcarpetas.
No es necesario, obviamente, que vayamos a la carpeta exacta donde el archivo está situado, porque si lo supiéramos no necesitaríamos buscar nada, pero sí debemos abrir una carpeta que tenga el archivo en alguno de sus subniveles.
Cuando escribimos el nombre del archivo que buscamos nos daremos cuenta de que la búsqueda se realiza directamente, sin pulsar ningún botón. Windows desencadenará la búsqueda de forma automática. Esto nos permite que no haga falta que terminemos de escribir el nombre, a cada letra que escribamos el sistema irá mostrando resultados. Por ejemplo, si queremos buscar el archivo Crisantemo, es posible que al escribir "cri" ya lo hayamos encontrado. Este sistema permite que ahorremos tiempo.
3) Muestra un listado con accesos directos a los sitios que se encuentran configurados como favoritos en nuestra PC. Ello para facilitar tambien la navegación a sitios específicos.
4) Nos permite visualizar un árbol con la estructura de carpetas del sitio en el que nos encontramos.
5) Nos muestra un listado completo de carpetas y archivos disponibles en la ubicación seleccionada.

Ejemplo de Como Guardar el Documento

Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle el nombre que más convenga.

Pasos para guardar un archivo:

1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botón Office

2. Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales

3. Seleccionamos Guardar como

4. Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar

5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente

6. Pulsamos el botón Guardar

 

Unos consejos que se recomiendan a la hora de hacer un documento son los siguientes:

	A) Crear siempre una copia de seguridad: realiza una copia del archivo actual con la finalidad de evitar una pérdida accidental del mismo.
	B) Contraseña de apertura: reconoce una clave de hasta 15 caracteres y ello para evitar que alguien ajeno a la información ingrese a él.
	C) Contraseña de escritura: reconoce una clave de hasta 15 caracteres, permite que pueda ser consultado el archivo por cualquier usuario pero únicamente quien tenga la contraseña podrá modificar su contenido.
	D) Se recomienda sólo lectura: Sí activas esta caja, estarás indicando que una vez abierto el archivo éste no podrá ser modificado.

Como Guardar un Archivo en Excel

Empecemos a Calentar con las Plantillas

Bueno pues aqui en la hoja de calculo para poder utilizarla es necesario crear el documento pero hay veces que necesitamos uno en especial.

Por ejemplo cuando una persona necesita hacer una factura en excel existen plantillas preterminadas para poder realizar los trabajos.

Para empezar debemos de crear un nuevo documento y al indicarle crear nuevo documento nos aparecera una ventana donde nos indica que tipo de plantillas queremos utilizar.

 Esta es la ventana que aparecera al darle clic primero en el boton de inicio, despues automaticamente al seleccionar la opcion nuevo documento les abrira la ventana que acaban de observar y como pueden ver se encuentran los diferentes tipos de plantillas que podemos utilizar para poder realizar nuestros trabajos.

Ayuda en la Hoja de Calculo

 

Es normal que cuando tienes algun nuevo programa o instrumento para usar surgen muchas dudas y preguntas acerca de su uso.En excel es lo mismo ya que cuenta con diversas funciones y tal ves no sabemos como usarlas todas.Por eso es muy importante el no quedarse con la duda para poder realizar cualquier actividad que se pida.

Existen varias formas para ingresar a la ayuda:

- Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrará una pantalla en la que podremos ver la ayuda a través de un índice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.

- Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.

- Microsoft Office Online, ésta es una nueva característica de Excel2003. Abre en el panel de tarea un diálogo de búsqueda de ayuda en línea de Microsoft

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botón  de la Barra de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá una ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Otro método consiste en utilizar la opción  de la Barra de Menús.

Para utilizar este método, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla ENTER en el teclado. Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.

En versiones anteriores a Excel XP el programa poseía la opción denominada ¿Qué es esto?, la cual te brindaba información con respecto al elemento que se seleccionara de cualquiera de los menús de la hoja de cálculo, de esta manera se podría consultar la información en línea que Excel brindaba sobre la opción seleccionada. Al activar esta opción el apuntador cambiaba a la siguiente forma : 

Para habilitar este tipo de ayuda se realizaba la siguiente secuencia:

a) Ingresar al menú de ayuda.

b) Activar la opción "¿Qué es esto?"

¿En donde se puede Aplicar la Hoja de Calculo?

En la actualidad concebir una empresa, institución educativa, dependencia de gobierno, etc., sin una computadora, no es factible, ya que la mayoría de las actividades que se llevan a cabo en estas entidades se realizan de manera automatizada y eso implica el uso de equipos de cómputo.

Sin embargo, debes recordar que una computadora por sí sola no puede hacer nada, ya que necesita de programas y usuarios para poder realizar las tareas requeridas.

Uno de estos programas es la hoja de cálculo, con ella tu profesor podría llevar un control de los aspectos que deben evaluarse durante el semestre; o bien, una empresa encontraría un eficiente auxiliar para el control de sus inventarios y de esta manera determinar qué productos se están vendiendo y cuáles no. Para un despacho contable sería una manera de llevar un control de los aspectos fiscales de cada uno de sus clientes, pero para ti será la llave que te permita ser un enlace entre cada uno de este tipos de usuarios ya que contarás con los conocimientos necesarios para sugerir o dar soluciones a situaciones que involucren su uso.

Pero vayamos por pasos, ya que lo primero que debes aprender el entorno que te permitirá manejar el programa, posteriormente la forma de diseñar una hoja de cálculo a partir de la captura de la información que en ésta se manejará, el formato que se aplicará a los datos contenidos, la aplicación de fórmulas y funciones para realizar cálculos, y, finalmente mostrar mediante gráficos una representación visual de los datos editados en ellas.

También debes saber que para efectos de esta guía que será el apoyo para tu aprendizaje nos estaremos refiriendo al programa de Excel para desarrollar todos los ejemplos y actividades.